ERP (Enterprise Resource Planning) Implementation Life Cycle

Vòng đời triển khai ERP (hoạch định nguồn lực doanh nghiệp)

What is ERP? / ERP là gì?

The abbreviation of ERP is enterprise resource planning. ERP is a revolutionary concept in the contemporary world. ERP is a software application that keep all the information of an enterprise under one roof for assisting planning and implementing decisions having complete visibility. It integrates and controls all the business processes in the entire organization. ERP supports core business, production and administrative functions, such as logistics, manufacturing, sales, distribution, finance and accounting. Actually we can tell about ERP, it supports the company run its business. Areas of ERP are given in below figure.

Viết tắt của ERP là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. ERP là một khái niệm mang tính cách mạng trong thế giới đương đại. ERP là một ứng dụng phần mềm lưu giữ tất cả thông tin của doanh nghiệp dưới một mái nhà để hỗ trợ lập kế hoạch và thực hiện các quyết định có tầm nhìn toàn cục. Nó tích hợp và kiểm soát tất cả các quy trình kinh doanh trong toàn bộ tổ chức. ERP hỗ trợ các chức năng kinh doanh cốt lõi, sản xuất và quản trị, như hậu cần, sản xuất, bán hàng, phân phối, tài chính và kế toán. Trên thực tế chúng ta có thể nói về ERP, nó hỗ trợ công ty điều hành hoạt động kinh doanh. Các khu vực của ERP được đưa ra trong hình dưới đây.

ERP Life Cycle: / Vòng đời ERP:

Life cycle of ERP is in which highlights the different stages in implementation of an ERP. It is very essential to keep sound knowledge on life cycle of ERP so that an end-user, implementer, or a manager who uses ERP will find it easy to study and understand the different functions and capabilities of ERP. The life cycle of any ERP is similar to the normal software development life cycle (SDLC). The stages involved are designing, growth, maturity, and decline. In any company, and especially textile and apparel industries, implementing ERP will go through the following phases: evaluation, selection, implementation, and post-implementation phase. 

Vòng đời của ERP là trong đó nêu bật các giai đoạn khác nhau trong việc triển khai ERP. Điều rất cần thiết là phải giữ kiến thức vững chắc về vòng đời của ERP để người dùng cuối, người thực hiện hoặc người quản lý sử dụng ERP sẽ dễ dàng nghiên cứu và hiểu các chức năng và khả năng khác nhau của ERP. Vòng đời của bất kỳ ERP nào cũng tương tự như vòng đời phát triển phần mềm thông thường (SDLC). Các giai đoạn liên quan là thiết kế, tăng trưởng, trưởng thành và suy giảm. Trong bất kỳ công ty nào, và đặc biệt là ngành công nghiệp dệt may, việc triển khai ERP sẽ trải qua các giai đoạn sau: đánh giá, lựa chọn, thực hiện và giai đoạn hậu triển khai.

The phases of ERP implementation life cycle in different steps are given below. Simple steps are given for better understanding of how ERP is implemented. Let us go through the steps to understand the life cycle in a better way.

Các giai đoạn của vòng đời triển khai ERP theo các bước khác nhau được đưa ra dưới đây. Các bước đơn giản được đưa ra để hiểu rõ hơn về cách triển khai ERP. Chúng ta hãy đi qua các bước để hiểu vòng đời một cách tốt hơn.

ERP Implementation Life Cycle 

Vòng đời triển khai ERP

Decision to invest in ERP 

Quyết định đầu tư vào ERP
↓ 
Evaluation of available ERP systems 

Đánh giá các hệ thống ERP có sẵn
↓ 
Selection of ERP system 

Lựa chọn hệ thống ERP
↓ 
Requirement analysis by vendor 

Phân tích yêu cầu bởi nhà cung cấp
↓ 
Developing and customizing the ERP 

Phát triển và tùy chỉnh ERP
↓ 
Implementation 

Thực hiện
↓ 
Training the end-user 

Đào tạo người dùng cuối
↓ 
Parallel run of ERP software and existing practices 

Chạy song song phần mềm ERP và thực tiễn hiện có
↓ 
Live run using the ERP system 

Chạy thực tế dùng hệ thống ERP
↓ 
Periodic updates to the system and fixing errors 

Cập nhật định kỳ cho hệ thống và sửa lỗi
↓ 
Continuous usage 

Sử dụng liên tục
↓

Replacement of existing ERP system

Thay thế hệ thống ERP hiện có

Phases of ERP implementation life cycle are described briefly: 

Các giai đoạn của vòng đời triển khai ERP được mô tả ngắn gọn như sau:

Step 1: Decision to invest in ERP: 

Bước 1: Quyết định đầu tư vào ERP:

The company decides to go for an ERP solution to cater to their needs. The needs can vary and could be anything discussed in previous sections. Based on the needs, the budget for implementing ERP is allocated. 

Công ty quyết định tìm kiếm một giải pháp ERP để phục vụ nhu cầu của họ. Các nhu cầu có thể khác nhau và có thể là bất cứ điều gì được thảo luận trong các phần trước đó. Dựa trên nhu cầu, ngân sách để triển khai ERP được phân bổ.

Step 2: Evaluation of available ERP systems: 

Bước 2: Đánh giá các hệ thống ERP có sẵn:

This process has two key prerequisites: (a) Initial planning by the management requiring ERP and (b) Formation of a team to take charge of the implementation process and detailed analysis to be carried out by the team. In initial planning, various decisions need to be taken, such as determining whether industry-specific solutions are required and whether ERP has to integrate multiple locations and businesses. A team should be formed to evaluate various ERP systems available in the market. Therefore, the evaluation process involves choosing the right vendor from among the various vendors. Vendors will be called for to demonstrate the capabilities of their ERP system. During demonstration the vendor should be assessed in the context of various factors, including time limit for implementation, cost for basic package, customization possibilities, types of reports that can be generated, and various modules available. 

Quá trình này có hai điều kiện tiên quyết chính: (a) Lập kế hoạch ban đầu bởi ban quản lý nhu cầu ERP và (b) Thành lập một nhóm chịu trách nhiệm về quy trình thực hiện và phân tích chi tiết sẽ được thực hiện bởi nhóm. Trong kế hoạch ban đầu, cần đưa ra các quyết định khác nhau, chẳng hạn như xác định liệu các giải pháp cụ thể của ngành công nghiệp có được yêu cầu hay không và liệu ERP có phải tích hợp nhiều địa điểm và doanh nghiệp hay không. Một nhóm nên được thành lập để đánh giá các hệ thống ERP khác nhau có sẵn trên thị trường. Do đó, quá trình đánh giá liên quan đến việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp trong số các nhà cung cấp khác nhau. Các nhà cung cấp sẽ được kêu gọi để chứng minh khả năng của hệ thống ERP của họ. Trong quá trình trình diễn, nhà cung cấp nên được đánh giá trong bối cảnh các yếu tố khác nhau, bao gồm giới hạn thời gian thực hiện, chi phí cho gói cơ bản, khả năng tùy chỉnh, loại báo cáo có thể được tạo ra và các mô-đun khác nhau có sẵn.

Step 3: Selection of ERP system: 

Bước 3: Lựa chọn hệ thống ERP:

In this step, the various ERP solutions should be compared based on the demonstration given and two to three vendors should be shortlisted. After shortlisting, selection and negotiation must be done to match costs vis-à-vis features required from the ERP. Once discussions are concluded, based on the outcome the ERP software of a particular vendor that provides maximum features for the cost paid is selected. 

Trong bước này, các giải pháp ERP khác nhau nên được so sánh dựa trên phần trình diễn đã được đưa ra và hai đến ba nhà cung cấp nên được lọt vào danh sách. Sau khi lọt vào danh sách rút gọn, lựa chọn và đàm phán phải được thực hiện để phù hợp với chi phí các tính năng cần thiết từ ERP. Khi các cuộc thảo luận được kết thúc, dựa trên kết quả, phần mềm ERP của một nhà cung cấp cụ thể cung cấp các tính năng tối đa cho chi phí phải trả được chọn.

Step 4: Requirement analysis by vendor: 

Bước 4: Phân tích yêu cầu bởi nhà cung cấp:

The vendor sends his implementation team to perform a requirement study. It is known as business process study and is sometimes called gap study also. In this step, vendor team will study the business processes of the company and prepare a requirement document that is required for ERP. The existing functionalities of the system will be shown to the various department heads and any changes required will be noted down. 

Nhà cung cấp gửi nhóm thực hiện của mình đến để thực hiện một nghiên cứu nhu cầu. Nó được gọi là nghiên cứu quá trình kinh doanh và đôi khi được gọi là nghiên cứu sự khác biệt. Trong bước này, nhóm của nhà cung cấp sẽ nghiên cứu các quy trình kinh doanh của công ty và chuẩn bị một tài liệu yêu cầu cần thiết cho ERP. Các chức năng hiện có của hệ thống sẽ được trình bày cho các trưởng bộ phận khác nhau và mọi thay đổi cần thiết sẽ được ghi lại.

Based on changes and customization, there will be some changes in the total cost estimated for implementing ERP. This should be kept as the final step for cost finalization, and any changes in pricing should not be entertained after this step. A requirement document will be prepared stating “AS IS” and “TO BE.” AS IS is the existing process and functionality available in ERP, and TO BE refers to changes to be made to the system for successful implementation of ERP. This is a critical step, as the company requirements are finalized and any major changes in the system cannot be accepted by the vendor after this step. It is essential that the in-house team created for overseeing ERP implementation understands the ERP functionality clearly before finalizing the requirement. 

Dựa trên những thay đổi và tùy chỉnh, sẽ có một số thay đổi trong tổng chi phí ước tính để triển khai ERP. Điều này nên được giữ làm bước cuối cùng để hoàn thiện chi phí và mọi thay đổi về giá không nên được bàn tới sau bước này. Một tài liệu nhu cầu sẽ được chuẩn bị nêu rõ “AS IS” và “TO BE. AS IS là quy trình và chức năng hiện có trong ERP và TO BE đề cập đến những thay đổi được thực hiện đối với hệ thống để triển khai thành công ERP. Đây là một bước quan trọng, vì các yêu cầu của công ty được hoàn thiện và mọi thay đổi lớn trong hệ thống không thể được nhà cung cấp chấp nhận sau bước này. Điều cần thiết là nhóm nội bộ được tạo ra để giám sát việc triển khai ERP phải hiểu rõ chức năng ERP trước khi hoàn thành bảng yêu cầu.

Step 5: Developing and customizing the ERP: 

Bước 5: Phát triển và tùy chỉnh ERP:

In this step, the vendor develops and customizes the ERP software as per the requirement of the company. The vendor develops requirements on the basis of the business process study document prepared as discussed in the previous step. This phase will last anywhere from 15 days to 3 months and simultaneously implementation of ERP can be commenced. In the meantime the company should be ready with the server and database on which the ERP software package will be installed. 

Trong bước này, nhà cung cấp phát triển và tùy chỉnh phần mềm ERP theo yêu cầu của công ty. Nhà cung cấp phát triển các yêu cầu trên cơ sở tài liệu nghiên cứu quy trình kinh doanh được chuẩn bị như đã thảo luận ở bước trước. Giai đoạn này sẽ kéo dài bất cứ nơi nào từ 15 ngày đến 3 tháng và có thể bắt đầu triển khai đồng thời ERP. Trong khi đó, công ty nên sẵn sàng với máy chủ và cơ sở dữ liệu mà gói phần mềm ERP sẽ được cài đặt.

Step 6: Implementation:  

Bước 6: Thực hiện:

The implementation process involves implementers coming to the company and starting the implementation process by installing the software package and creating the various data required for ERP. Details like materials, machines, company name, and so on will be entered into the system. All the modules of the software will be implemented. This process along with end-user training can last anywhere between 2 and 6 months, depending on the size and processes of the company. 

Quá trình triển khai bao gồm những người triển khai đến công ty và bắt đầu quá trình thực hiện bằng cách cài đặt gói phần mềm và tạo các dữ liệu khác nhau cần thiết cho ERP. Các chi tiết như vật liệu, máy móc, tên công ty, v.v sẽ được nhập vào hệ thống. Tất cả các mô-đun của phần mềm sẽ được thực hiện. Quá trình này cùng với đào tạo người dùng cuối có thể kéo dài bất cứ nơi nào từ 2 đến 6 tháng, tùy thuộc vào quy mô và quy trình của công ty.

Step 7: Training the end-user: 

Bước 7: Đào tạo người dùng cuối:

This is a simultaneous step along with the implementation phase. In this phase, all staff and workers of the company who need to use ERP are trained on using ERP for recording various transactions and making appropriate data entries. The training processes involve showing all the available features of the software to the staff and make them enter all transactions to enable them to get familiar with all the functionalities of ERP. All the requirements based on the business process study document are checked in this step. The various reports that can be obtained in the ERP are shown to the users and approval is received. 

Đây là một bước đồng thời cùng với giai đoạn thực hiện (ở trên). Trong giai đoạn này, tất cả nhân viên và công nhân của công ty cần sử dụng ERP đều được đào tạo về cách sử dụng ERP để ghi lại các giao dịch khác nhau và thực hiện các mục nhập dữ liệu phù hợp. Các quy trình đào tạo liên quan đến việc trình bày tất cả các tính năng có sẵn của phần mềm cho nhân viên và khiến họ tham gia tất cả các giao dịch để cho phép họ làm quen với tất cả các chức năng của ERP. Tất cả các yêu cầu dựa trên tài liệu nghiên cứu quy trình kinh doanh được kiểm tra trong bước này. Các báo cáo khác nhau có thể thu được trong ERP được trình bày cho người dùng và nhận được phê duyệt.

Step 8: Parallel run of ERP software and existing practices: 

Bước 8: Chạy song song phần mềm ERP và thực tiễn hiện có:

In this step, along with the existing practices of the company, ERP system will be used in parallel. All the entries made in the existing systems will also be made in the ERP system, and the accuracy of the reports will be checked after the entries are made. Any errors found in the ERP system will be corrected in this parallel run. All the entries will be made by the staff with an implementer supervising their activities. All doubts will be clarified during this period. Any shortcomings in the ERP system will be identified in this phase and corrected quickly before the live run starts. If there are any major requirements arising at this stage, it has to be discussed by the vendor and customer to arrive at an amicable solution. If there is any major change required to be made to ERP, doing so will affect the entire implementation process. 

Trong bước này, cùng với các thực tiễn hiện có của công ty, hệ thống ERP sẽ được sử dụng song song. Tất cả các mục được thực hiện trong các hệ thống hiện tại cũng sẽ được thực hiện trong hệ thống ERP và tính chính xác của các báo cáo sẽ được kiểm tra sau khi các mục được thực hiện. Bất kỳ lỗi nào được tìm thấy trong hệ thống ERP sẽ được sửa chữa trong lần chạy song song này. Tất cả các mục sẽ được thực hiện bởi các nhân viên với một người thực hiện giám sát các hoạt động của họ. Tất cả nghi ngờ sẽ được làm rõ trong giai đoạn này. Bất kỳ thiếu sót nào trong hệ thống ERP sẽ được xác định trong giai đoạn này và được khắc phục nhanh chóng trước khi bắt đầu chạy trực tiếp. Nếu có bất kỳ yêu cầu chính phát sinh trong giai đoạn này, nó phải được thảo luận bởi nhà cung cấp và khách hàng để đi đến một giải pháp thân thiện. Nếu có bất kỳ thay đổi lớn nào cần phải thực hiện đối với ERP, thì việc đó sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình thực hiện.

Step 9: Live run using the ERP system: 

Bước 9: Chạy thực tế dùng hệ thống ERP

Once all the requirements are met and all the transactions and reports are verified and confirmed as accurate, the existing systems are withdrawn and ERP comes into full force and becomes the only platform in which data are fed and reports are generated. This is the phase where error or bugs surface in the system mostly on account of incorrect entries. So proper care should be taken in ensuring that live run goes smoothly. This is the final step where implementer will be present in the company and oversee the entries and reports generated from the system. The outcome will be shown to the management and a final sign-off will be obtained from the concerned head and implementer will hand over the ERP system to the client’s team. The company will then start using the ERP system on its own. 

Khi tất cả các yêu cầu được đáp ứng và tất cả các giao dịch và báo cáo được xác minh và xác nhận là chính xác, các hệ thống hiện tại được rút lại và ERP có hiệu lực và trở thành nền tảng duy nhất trong đó dữ liệu được cung cấp và báo cáo được tạo ra. Đây là giai đoạn mà lỗi hoặc khiếm khuyết giao diện trong hệ thống chủ yếu là do các nhập liệu không chính xác. Vì vậy, cần có sự quan tâm đúng mức để đảm bảo rằng hoạt động trực tiếp diễn ra suôn sẻ. Đây là bước cuối cùng mà người thực hiện sẽ có mặt trong công ty và giám sát các mục nhập liệu và báo cáo được tạo từ hệ thống. Kết quả sẽ được hiển thị cho ban quản lý và một lần đăng xuất cuối cùng sẽ được lấy từ người đứng đầu có liên quan và người thực hiện sẽ bàn giao hệ thống ERP cho nhóm khách hàng. Công ty sau đó sẽ bắt đầu sử dụng hệ thống ERP của riêng mình.

Step 10: Periodic updates to the system and fixing errors: 

Bước 10: Cập nhật định kỳ cho hệ thống và sửa lỗi:

Once live run starts, user will encounter errors or bugs in the ERP system. These can be reported to the vendor and the vendor will correct the errors and send appropriate software updates to fix the bugs and errors. Also frequently, vendors send periodic software updates (colloquially called as patch) that are incorporated into the ERP system. 

Khi chạy thực tế bắt đầu, người dùng sẽ gặp lỗi hoặc khiếm khuyết trong hệ thống ERP. Chúng có thể được báo cáo cho nhà cung cấp và nhà cung cấp sẽ sửa lỗi và gửi các bản cập nhật phần mềm phù hợp để sửa lỗi và khiếm khuyết. Cũng thường xuyên, các nhà cung cấp gửi các bản cập nhật phần mềm định kỳ (thông thường được gọi là bản vá) được tích hợp vào hệ thống ERP.

----------------------------------------------------------------------------------------- 

• BUG: Là một khiếm khuyết trong một thành phần hoặc hệ thống mà nó có thể làm cho thành phần hoặc hệ thống này không thực hiện đúng chức năng yêu cầu của nó, ví dụ như thông báo sai hoặc định nghĩa dữ liệu không đúng. Một bug, nếu gặp phải trong quá trình hệ thống hoạt động, có thể gây ra failure trong thành phần hoặc hệ thống đó. (A flaw in a component or system that can cause the component or system to fail to perform its required function, e.g. an incorrect statement or data definition. A defect, if encountered during execution, may cause a failure of the component or system.)
• DEFECT:Lỗi trong qua trình phát triển hoặc lỗi logic(coding or logic) làm cho chương trình hoạt động sai yêu cầu đề ra.(Về cơ bản là giống định nghĩa bug).
• ERROR: Là hành động của con người dẫn đến kết quả sai. (A human action that produces an incorrect result.) [Theo tài liệu IEEE 610]
• Còn Failure chính là sự khác biệt giữa kết quả thực tế trên màn hình và kết quả mong đợi của một thành phần, hệ thống hoặc service nào đó.

-------------------------------------------------------------------------------------------

Step 11: Continuous usage: 

Bước 11: Sử dụng liên tục:

This is the goal behind ERP implementation; the company starts using ERP continuously and reaps benefits in terms of costs, error containment, and enhanced productivity and efficiency. It is where company’s goals for using an ERP system are fulfilled.
Đây là mục tiêu đằng sau việc triển khai ERP; công ty bắt đầu sử dụng ERP liên tục và gặt hái những lợi ích về chi phí, ngăn chặn lỗi và nâng cao năng suất và hiệu quả. Đó là nơi hoàn thành các mục tiêu của công ty để sử dụng hệ thống ERP.

Step 12: Replacement of existing ERP system: 

Bước 12: Thay thế hệ thống ERP hiện có:

After using the ERP system for a few years, there will be new advancements in ERP like ERP II, or the company might diversify and would need CRM, BI, or PLM and, hence, may consider replacing the existing ERP system with a new one.

Sau khi sử dụng hệ thống ERP được vài năm, sẽ có những tiến bộ mới trong ERP như ERP II, hoặc công ty có thể đa dạng hóa và sẽ cần CRM, BI hoặc PLM và do đó, có thể xem xét thay thế hệ thống ERP hiện tại bằng hệ thống ERP mới .

References: / Tham khảo